Лекция 2. Фонд – основные понятия и определения

Документы являются средством закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Большое разнообразие видов документов и свойств материалов, из которых они изготовлены, сложность и недостаточная изученность механизма старения и разрушения, весьма затрудняют работу по сохранности фондов библиотек и выработку оптимальных условий хранения, но не делают её невозможной.

Предлагаю познакомится с основными понятиями и определениями, характеризующими документальный фонд библиотеки:

Библиотечно-информационный фонд Российской Федерации – совокупность документных собраний книжных палат, архивов, музеев, библиотек, органов научно-технической информации, формируемых путем распределения ответственности за собрание, хранение и использование документов, раскрываемых в системе сводных каталогов и взаимосвязанных системой депозитарного хранения и перераспределения документов.

Бумага - большинство документов, сосредоточенных в библиотеках, выполнены на бумажной основе. Основным сырьём для производства бумаги является растительное волокно: хлопок, лен, пенька, джут, хвойная и лиственная древесина.

Для изготовления специальных сортов бумаги использовали волокна шерсти и асбеста. Документы, произведённые до второй половины XIX века, на тряпичной основе хорошо сохранились до нашего времени.

Со второй половины XIX века стали применять химические процессы обработки волокон (варка).

Бумагу из древесины начали производить в 40-х годах XIX века.

В зависимости от соотношения в бумаге целлюлозы с волокнами тряпичной и древесной массы получают различные сорта бумаги. Все виды писчей бумаги подвергаются проклейке. Листы бумаги ручной выделки проклеивали животным клеем или крахмалом. Современную писчую бумагу проклеивают, как правило, канифольным клеем.

Как ни кажется парадоксальным, но с усовершенствованием технологии бумажного производства долговечность выпускаемых видов бумаги понижается. Бумага, используемая в настоящее время, менее долговечна по сравнению с тряпичной бумагой 19 века. Долговечность же папируса не превзойдена ни одним из видов бумаги.

В настоящее время для изготовления документов применяют различные сорта бумаги. Книги печатают на типографской бумаге, рукописные и машинописные документы могут быть выполнены на писчей бумаге и.т.д.

В состав бумаги с целью улучшения её качества вводят наполнители, которые повышают прозрачность и белизну бумаги, способствуют образованию гладкой поверхности. В качестве наполнителей применяют каолин, мел, гипс, диоксид титана, тальк …

Для большинства печатных, писчих и т.д. бумаг с целью уменьшения их гигроскопичности вводят естественные и синтетические смолы, белковые вещества (желатин, казеин), крахмал и др. добавки.

Депозитарий – библиотека, орган НТИ, иное учреждение или организация, получающие обязательный бесплатный экземпляр документов по установленному профилю и обеспечивающие полноту формирования и постоянное хранение фонда в соответствии с данным профилем.

Депозитарный фонд – часть национального библиотечно-информационного фонда, сохраняемая на постоянной основе депозитарием в соответствии с его профилем.

Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенной для распространения во времени и пространстве.

Исключение документов из фонда – изъятие из фондов библиотеки и снятие с учета документов, хранение которых признано нецелесообразным (ветхих, дублетных, непрофильных и т.д.), а также утраченных по каким-либо причинам.

Консервация документов - обеспечение сохранности документов посредством режима хранения, стабилизации, реставрации и изготовления копии.

Недействующий фонд – фонд, поддерживающий формирование и функционирование системы действующих фондов (например, обменный и резервный фонды).

Основной фонд – часть библиотечного фонда, содержащая наиболее полный комплект документов по профилю библиотеки, предназначенных для постоянного хранения и удовлетворения запросов пользователей.

Отбор документов – определение соответствия документов профилю комплектования и целесообразности их приобретения для фонда или хранения уже имеющихся документов в фонде:

- поисковый отбор документов в фонде библиотеки при его использовании читателями и библиотекарями;

- библиографический отбор документов в фонде библиотеки при составлении библиографических указателей и их использовании библиотекарями, работниками справочно-библиографической службы библиотеки и абонентами.

Перераспределение фондов – основанный на вторичном отборе процесс взаимодействия структурных элементов совокупного фонда библиотеки / библиотек в системе библиотечного комплекса (территориального, ведомственного) по формированию фонда в соответствии с задачами библиотеки, ее местом в библиотечной системе, а также структурой информационных запросов клиентов. Перераспределение рассматривалось и рассматривается библиотековедами с разных точек зрения:

• как процесс, способствующий рациональному размещению библиотечных ресурсов на определенной территории;

• как фактор интеграции библиотек в создании единого фонда страны (региона, системы);

• как фактор сохранности книжных фондов;

• как процесс очистки фондов от дублетной, непрофильной и малоспрашиваемой, но не потерявшей научной, практической либо исторической ценности литературы …

Повреждение документа – частичная утрата эксплуатационных свойств.

Подсобный фонд – фонд, предназначенный для оперативного удовлетворения запросов пользователей на наиболее актуальную литературу.

Проверка фонда – определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде. Осуществляется сличением записей в учетной документации с фондом по карточкам топографического каталога, описи инвентарных номеров и т.д.

Размещение фондов – пространственное расположение фондов (структурных элементов совокупного фонда) на территории страны, региона, входящих в ЦБС, по подразделениям и помещениям отдельной библиотеки и проч. с целью обеспечения: оптимального хранения и сохранности документов, оперативного и полного удовлетворения запросов читателей и абонентов.

Расстановка фонда – порядок размещения документов на полках, определяемый объемом фонда, его назначением и составом документов. Различают два основных вида расстановок – логические (систематическая, тематическая, предметная) и формальные (алфавитная, географическая, инвентарная, крепостная, нумерационная, форматная, хронологическая, языковая). Виды расстановок могут применяться в различных сочетаниях.

Режим хранения документов – нормативные условия хранения документов (санитарно-гигиенический режим, гигиеническая обработка, микологический надзор, энтомологический надзор, истребительные меры, температурно-влажностный режим, световой режим).

Репозитарный фонд – собрание малоиспользуемых документов группы библиотек, предназначенное для длительного или постоянного хранения в репозитарии.

Репозитарий – хранилище, предназначенное для хранения и организации использования документов эпизодического спроса.

Сохранность документа – состояние документа, характеризуемое степенью удержания эксплуатационных свойств.

Старение документа – естественный процесс, протекающий в материалах документа во времени и приводящий к изменению и (или) утрате эксплуатационных свойств: частичной (повреждение) или полной (разрушение).

Страховой фонд – фонд, создаваемый на наиболее ценную в научном, культурном, историческом и информационном аспектах часть библиотечного фонда на случай утраты документами их эксплуатационных свойств в процессе использования либо чрезвычайных ситуаций.

Структура фонда – функциональная организация фонда, которой предусматриваются взаиморасположение и взаимосвязи подразделений фонда библиотеки; определяется объемом фонда, отраслевым и языковым составом, наличием различных видов документов, потребностями дифференцированного обслуживания читателей. Основная задача структурирования фонда – обеспечение единой целостной системы управления им, позволяющей формировать и использовать его наиболее рациональным и эффективным способом.

Управление фондом – постоянное, объективно-целесообразное и системное упорядочение, изменение (при сохранении качественной специфики) состава, величины, структуры и движения библиотечного фонда, его приведение в соответствие с задачами библиотеки и информационными потребностями абонентов.

Учет фонда – комплекс операций, обеспечивающих получение точных сведений об объеме, составе и движении фонда, а также его сохранность.

Хранение фонда – комплекс мероприятий, обеспечивающих наиболее рациональное размещение фонда и его длительную сохранность с целью использования.

Советую прочитать:

Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: учебник. - М.: Высшая школа,1986.-239с., ил.

Платонова Н.Н., заведующая отделом методики работы с фондом

(С автором можно связаться по электронной почте: kniga-rdch@yandex.ru)