Лекция 9. Как правильно хранить документы?

Способы хранения самым непосредственным образом отражаются на состоянии документов и соответственно на сроке их службы. Переполненные хранилища, плохое оборудование, бессистемные условия хранения способствуют быстрому износу и повреждению документов.

Замедление процесса естественного старения материалов документов и предупреждение их повреждения при хранении возможно при выполнении норм, определенных стандартом 7.50 "Консервация документов. Общие требования". Помимо соблюдения температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режима хранения следует строго соблюдать нормативы размещения документов.

Размещение документов

Для сохранности документов важно правильное размещение их на стеллажах и, конечно, состояние самих стеллажей. Стеллажи и полки должны быть прочно закреплены. Во избежание выпадения документов с полок надо следить, чтобы полки находились в горизонтальном положении. Нижние полки стеллажей должны быть установлены так, чтобы расстояние до пола было не менее 15 см (во избежание намокания во время аварий и при влажной уборке помещения).

Ни в коем случае нельзя допускать перегрузки полок, когда под тяжестью документов они прогибаются и давят на стоящие ниже документы. По этой же причине нельзя класть книги на верхние обрезы стоящих книг. Хранителям необходимо следить за тем, чтобы документы не стояли плотно, потому что их очень трудно снять с полки, не повредив. При подборе книги чаще всего берут за головку корешка и с усилием вынимают; в результате корешок отрывается.

Если документов на полке мало, они не всегда могут стоять вертикально, принимают наклонное положение, что приводит к необратимым деформациям даже при наличии твердого переплета. В этом случае надо использовать книгодержатели, которые должны иметь гладкую поверхность и широкие края, чтобы не наносить повреждений.

В зависимости от размеров и типов документов их хранят в вертикальном или горизонтальном положении; при вертикальной расстановке размещают так, чтобы расстояние от документа до верхней полки было не менее 2 см.

Книги и журналы в твердом переплете, не превышающие по высоте 0.41 м, хранят вертикально на нижнем обрезе. В последнее время в целях экономии места и для облегчения очистки от пыли во многих библиотеках начали ставить книги на передний обрез. Блоки, особенно большие и тяжелые, со временем провисают, корешок становится вогнутым и, в конце концов, блок отрывается от переплета. Желательно большие книги не хранить рядом с маленькими, так как малогабаритные книги не обеспечивают для них необходимую поддержку.

Документы большого или нестандартного размеров, хранят горизонтально. Допустимая высота стопы не более 15 см; рекомендуют соблюдать такое же (не менее 15 см) расстояние до верхней полки, чтобы облегчить подбор и расстановку документов, особенно большого формата. Необходимо следить, чтобы документы не выступали за пределы полок в проходы, чтобы не подвергаться ударам. В противном случае их легко задеть при хождении между стеллажами во время подбора и расстановки и уронить на пол. При падении книги, как правило, рвутся.

Брошюры, листовые документы и другие документы небольшого формата хранят в контейнерах разного вида, но изготовленных из безвредных материалов и не привлекающих насекомых и грызунов. Недопустимо хранить документы в транспортной таре, в пачках и штабелях на полу, складывать на подоконниках и в других, не предназначенных для этих целей местах.

Условия хранения СD-ROM и DVD-ROM

Оптические компакт-диски как материальный носитель не очень критичен к тепловому и влажностному режиму хранения, однако есть наиболее оптимальные условия их сохранности - обеспыленное, прохладное помещение (ниже 29 С), сухое (относительная влажность 40%) помещение. Считается, что более теплый и влажный воздух может вызвать окисление металлических поверхностей, деградацию полимерной основы и покрытия. Не рекомендуется оставлять диски под прямым солнечным светом и вблизи отопительных приборов.

Гораздо более опасны для оптических компакт-дисков воздействие пыли и грязи, в том числе жировые отпечатки пальцев на рабочей поверхности.

Библиотекари должны научить своих читателей правильно вынимать диск из коробки. Держа ее в правой руке, открыть левой рукой крышку, большим и средним пальцами правой руки взять диск за края в местах прорези на коробке, указательным пальцем нажать на пластиковый держатель в середине упаковки и легко потянуть диск вверх. При возвращении диска в упаковку приходится слегка нажимать на его верхнюю поверхность около отверстия.

Оптический носитель в своей основе нестабилен и легко повреждаем. Самую большую опасность представляют сгибание и царапины на его рабочей стороне. В результате физических повреждений стираются насечки, и становится невозможным считывание информации с целых участков диска. Даже нажатие шариковой ручкой может вызвать сжатие поликарбоната основы и металлического отражающего слоя. Причем теряется не какой-либо законченный фрагмент (как вырванная страница из книги), а в силу того, что информация на СD-ROM записывается спирально, повреждается практически все.

Диски нельзя оставлять в дисководе после окончания работы с ними. Сразу же после использования их необходимо помесить в футляр, во избежание порчи, попадания пыли и деформирования.

При активном использовании диск все-таки со временем придется очищать, но не мылом, не какими-то другими чистящими растворами, включая спирт.
Тонкий слой пыли или грязи можно аккуратно стереть мягкой бумажной салфеткой для оптических линз. Протирать оптический компакт-диск надо легкими движениями от центра к наружному краю по радиусу, а не по окружности.

Заботясь о сохранности CD-ROM, не надо забывать, что она во многом зависит и от состояния дисковода. Который также должен постоянно поддерживаться в чистоте.

Оптические компакт-диски хранятся в специальных стандартных пластмассовых коробках. Диски без футляров нельзя класть друг на друга. Нельзя класть на них тяжелые предметы. Поврежденные футляры необходимо своевременно заменять, поскольку они будут пропускать пыль, а края разломов могут нанести физические повреждения рукам сотрудников и самому диску. Если по каким-либо причинам оптический компакт-диск все же не удалось уберечь от физического повреждения, его придется списать, поскольку восстановить его уже невозможно.

Платонова Н.Н., заведующая отделом методики работы с фондом

(С автором можно связаться по электронной почте: kniga-rdch@yandex.ru.)