Лекция 11. Копирование документа. Трансформационная защита фонда
Как правильно копировать документы? Что такое трансформационная защита фонда?
Копирование документов на аппаратах Xerox в последние годы все более активно используется читателями, как простой и быстрый способ приобретения информации. Однако следует помнить, что во время копирования документы подвергаются очень интенсивному, хотя и кратковременному, воздействию ультрафиолетового излучения. Оно равносильно облучению солнцем в зените при безоблачном небе. Общая освещенность при этом более чем в 22 раза превышает нормативную.
Научными исследованиями доказано, что уже после пятикратного копирования резко изменяется белизна бумаги; снижаются физико-механические показатели материалов. В дальнейшем при хранении у ксерокопированной бумаги происходит более значительное снижение прочности и белизны, чем у бумаги, не подергавшейся облучению. Ксерокопирование влияет практически на все виды средства записи информации. Аналогичным образом воздействует на документы и сканирование.
Ксерокопирование документов должно быть ограничено. Допустимо копировать документы на книжно-журнальной бумаге, содержащей древесную массу, не более 2-х раз, а без древесной массы - не более 3-х раз. Нельзя копировать документы с текстом и пометами, выполненными железо-галловыми чернилами, так как под действием ультрафиолетового излучения бумага под чернилами разрушается. Копировать редкие документы на тряпичной бумаге можно лишь один раз в исключительных случаях, так как облучение провоцирует ускоренное старение бумаги.
Непосредственно после ксерокопирования негативное действие ультрафиолетового излучения не выражено; оно проявляется лишь со временем. Однако физическое повреждение переплетенных документов может происходить сразу в процессе копирования на аппаратах плоскостного типа, потому что переплет испытывает сильную механическую нагрузку. Наиболее частое и характерное повреждение - раскол книжного блока, особенно при бесшовном переплете: разрывается корешок, выпадают листы и тетради. Известны случаи и насильственного нарушения крепления книжного блока при большом объеме книги (разрезание ниток), когда возникают трудности при копировании текста около корешка.
Решение о возможности копирования документов принимается для каждого из них индивидуально. Следует вести учет количества ксерокопий, изготовленных с каждого документа.
Если известно, что какой-то документ будет пользоваться активным спросом и многократно копироваться, следует сделать одну копию хорошего качества, с которой в дальнейшем можно выполнять копирование для читателей.
Сотрудники, работающие на копировальных аппаратах, должны пройти обучение и уметь правильно обращаться с документами при выполнении копии, строго вести учет копируемых документов и уметь объяснить читателям причины ограничения ксерокопирования.
Трансформационная защита фонда предполагает перенос содержания документа на другой носитель. Преобразование документа – принципиально новая стратегия, нацеленная на сохранение если не всего документа как единства содержания и формы, то хотя бы самого главного его элемента – информационной составляющей.
Разработано несколько методов трансформации:
1. Копирование документов.
- Факсимильная копия – высококачественная репродукция, т.е. точное воспроизведение текста и всех внешних признаков документа – его формата, текстуры бумаги, дополнительных вкраплений (помет, пятен и т.д.) средствами полиграфической или фотографической техники. Этот метод дорогостоящий, применяется по отношению к уникальным, самым ценным документам, чтобы передать не только содержание, но и все особенности технического исполнения документа и его владельческой судьбы.
- Ксерокопирование – электрографическое аналоговое воспроизведение знаков документа. Копия документа, сделанная на бумаге высокого качества и хорошими красителями, иногда оказывается более ценной с точки зрения эксплуатационных свойств чем оригинал.
- Микрофильмирование – создание микрофильма и микрофишы.
Плюсы – 500 лет гарантии, если продукт произведен и сохранен согласно стандартам; возможность чтения без специального оборудования со светом и с увеличением размеров изображения; экономичность.
Минусы – микрофильмами некомфортно пользоваться, т.е. приходится работать в темноте, напрягать зрение; с течением времени искажается цветопередача; затруднительно фотографировать большеформатные оригиналы; существует опасность повредить оригинал во время съемки.
2. Переформатирование документов – альтернативой копирования является перенос содержания документа в память компьютера, на компактные диски.
Можно выделить два способа переформатирования: непосредственное сканирование печатного текста в память компьютера с последующим выводом на электронный или бумажный носитель и оцифровывание с микроформ.
Перевод документов на электронные носители является одним из способов защиты фонда. Однако появление электронных носителей вызвало необходимость защиты самого электронного фонда, или собрания цифровых источников информации.
Защищают либо информацию, закрепленную на носителе, или циркулирующую по электронным сетям, либо материальный носитель. Если защите подлежат и информация и носитель, то защищается документ в целом.
Советую прочитать:
ГОСТ Р. 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения":
Платонова Н.Н., заведующая отделом методики работы с фондом
(С автором можно связаться по электронной почте:
kniga-rdch.ru@yandex.ru)